Sind Sie bereit für eine Praxisbegehung?

2. Mai 2017

Nein, es ist noch nicht vorbei mit den Praxisbegehungen. In Wahrheit beginnen diese erst richtig. Allerdings ist es relativ einfach, die Ängste davor abzubauen!

Die Prüfungen von Zahnarztpraxen durch zuständige Behörden werden immer häufiger in ganz Deutschland. In einigen Gegenden ist es schon fast vorbei, in anderen beginnt es erst. Des Weiteren kommt die Verschärfung des Medizinproduktegesetzes, so dass sich einige Praxisinhaber immer mehr, je nachdem was für „Erlebnisse“ von den Kollegen erzählt werden, davor fürchten.

Dadurch steigt das Interesse bzw. die Nachfrage nach zumindest der Einführung eines Hygienemanagements, teilweise sogar nach der Einführung eines Qualitätsmanagements (=QM), welches ein solches Hygienemanagement integriert.

Allerdings ist es unsere Auffassung, dass ein QM Bestandteil einer Praxis sein sollte. Wichtig hierbei ist, dass dieses gelebt und umgesetzt wird. Ist das nicht der Fall, sollte der Praxisinhaber kein QM und auch kein Hygienemanagement einführen, denn ein „ungelebtes“ QM schützt ihn nicht, wenn die Begehung erst 10 Monate später stattfindet.

Sehen Sie den Nutzen eines QMs darin, dass es Ihre Prozesse effizient gestaltet und Sie Fehlern vorbeugen, für die Sie in Haftung genommen werden können.

Einige Tipps, worauf Sie sich bei einer Praxisbegehung vorbereiten sollten, wollen wir Ihnen nachfolgend geben:

Bei diesen Begehungen stehen die Hygiene und die Infektionskontrolle im Fokus.

Besonders unter Beobachtung steht die korrekte Aufbereitung der Medizinprodukte. Werden hierbei die Aufbereitungsprozesse eingehalten und dokumentiert? Geprüft werden bei der Kontrolle unter anderem Thermodesinfektoren, Sterilisatoren, deren Wartung etc.

Ebenso wird die Infektionsprävention des Praxisteams und der Patienten kontrolliert. Ein weiterer kontrolliertes Thema ist, ob die Mitarbeiter alle in die Geräte und Richtlinien unterwiesen worden sind.

Dies kann nicht jede Praxis im Alltag nebenbei überprüfen und einführen. Aus diesem Grunde ist es wichtig, dass diese Vorbereitung schnellstmöglich angegangen und umgesetzt wird.

Zu beachten ist, dass es eine Unterscheidung zwischen dem Gesundheitsamt und der Regierungsbehörde gibt. Die Gesundheitsämter kommen seltener, meist bei einem konkreten Anlass. Diese richten sich vorwiegend nach dem IfSG und den Empfehlungen des RKI. Die Regierungspräsidien richten sich nach den Anforderungen des MPG bzw. der MPBetreibV. Die Begehungen werden im Vorfeld angekündigt. Oft werden Wasserproben verlangt und es liegen Fragebögen bei, die zu dem Termin unbedingt vorbereitet sein sollten. Diese dienen der prüfenden Stelle als Basis der Begehung.

Im Folgenden wollen wir noch ein paar Punkte (nicht vollständig!) zur Vorbereitung geben, die Ihnen aufzeigen können, ob Sie noch Handlungsbedarf haben oder nicht

Einige wichtige Punkte zur Vorbereitung:
• Gibt es ein Bestandsverzeichnis mit Geräteart und -name, Hersteller, Seriennummer, Kaufdatum und Klassifizierung?
• Haben Sie alle Gebrauchsanweisungen der Medizinprodukte?
• Werden für alle Medizinprodukte der Anlage 1 (Sicherheitstechnische Kontrolle), Medizinproduktebücher und für die Anlage 2 (Messtechnische Kontrollen) geführt?
• Wurden für diese Geräte die Behandler nachweislich eingewiesen?
• Wird regelmäßig die elektronische Prüfung EN 62353 durch einen Fachelektriker durchgeführt und protokolliert?
• Kennen Ihre Mitarbeiter alle die notwendigen Vorschriften?
• Ist der Aufbereitungsraum in unrein, rein und steril getrennt?
• Werden die aufbereiteten Medizinprodukte außerhalb des Aufbereitungsraums gelagert?
• Haben Sie für alle Arbeitsschritte der Aufbereitung schriftliche Arbeitsanweisungen:
• gegebenenfalls Zerlegen der angewendeten Medizinprodukte) und deren zügigen, sicher umschlossenen und Beschädigungen vermeidenden Transport zum Ort der Aufbereitung;
• die Reinigung bzw. ggf. Zwischenspülung, Desinfektion, Spülung und Trocknung;
• die Prüfung auf Sauberkeit und Unversehrtheit (zum Beispiel Korrosion, Materialbeschaffenheit), gegebenenfalls Wiederholung von Schritt b, und die Identifikation (zum Beispiel zum Zweck der Entscheidung über eine erneute Aufbereitung bei deren zahlenmäßiger Begrenzung);
• die Pflege und Instandsetzung;
• die Funktionsprüfung und alle anderen!
• Wurden alle Medizinprodukte (RDG, DAC, Sterilisator usw.) vor Ort validiert?
• Haben Sie alle Medizinprodukte klassifiziert (unkritisch, semikritisch A und B, kritisch A und B) schriftlich eingeordnet?
• Benutzen Sie nur VAH-gelistete Desinfektionsmittel?
• Sind Ihre Abläufe standardisiert und dokumentiert?
• Ist die Aufbewahrung der Chargendokumentation gesichert?
• Haben Sie einen Hygieneplan?

Dies ist nur ein kurzer Überblick von vielen Themenbereichen, welche Sie beachten sollten. Beachten Sie, dass auch unangekündigte Kontrollen nach § 5 MPGVwV durchgeführt werden können. Dies ist nicht Usus, wurde aber schon durchgeführt. Es ist bekannt, dass die Regierungspräsidien ihr Personal aufstocken.

Neben den oben genannten Fragestellungen (die nicht vollständig sind) sollte jeder Inhaber zusätzlich darauf achten, dass folgende Themen frühzeitig vorbereitet sind:
Mitarbeiter:
Die Mitarbeiter sollten in die Vorbereitung mit einbezogen werden. Es eignen sich Hygienebeauftragte, QM-Beauftragte oder weitere Mitarbeiterinnen. Diese sollten als Anlaufstelle dienen und entsprechend ausgebildet sein oder werden. Bereiten Sie sich mit diesen zusammen auf eine Praxisbegehung vor. Unter Umständen lassen Sie sich durch Externe dabei helfen. Dies wird umso wichtiger, je mehr Sie noch nicht umgesetzt haben.

Trennung in rein und unrein:
Neben Wartezimmer, Transport von A nach B von MP ist vor allem der Aufbereitungsraum Ziel der Prüfung. Achten Sie hier genau auf die entsprechende Trennung in rein und unein und denken Sie an die PSA!

Strukturiertes QM
Bei Existenz eines solchen QM´s haben Sie alle entsprechenden Unterlagen griffbereit. Das sollten Validierungs- und Wartungsnachweise, Unterweisungen der Mitarbeiter, Anamnesebogen etc. sein. Erstellen Sie sich selbst oder unter Zuhilfenahme eines externen Beraters (um eine unbeeinflusste Meinung zu haben) einen entsprechenden Aktionsplan.

Erstellen der Dokumentation:
Sie führen sicherlich schon vieles oder alles richtig durch. Vergessen Sie dabei nur nicht, dies schriftlich zu fixieren, wie Sie es machen. Denken Sie dabei an Anamnesebogen, Organigramm, Vorgehen bei Infektionskrankheiten oder andere Arbeitsanweisungen.

Motivation des Teams:
Ohne ein gut informiertes und engagiertes Team ist diese Vorbereitung, wie sowieso der gesamte Ablauf der Praxis, nicht umzusetzen. Nutzen Sie solche externen Einflüsse dazu, Ihr Team und die Besetzung zu testen, wie belastbar, kreativ, kommunikativ und kollegial es ist. Dies erfordert eine systematische Kontrolle im Rahmen der Vorbereitung. Sehen Sie es als Möglichkeit, Ihre „Betriebsblindheit“ durch den Externen, in diesem Falle, den Prüfer oder den zur Vorbereitung engagierten Berater, zu überprüfen.

Fazit: Wer solche externen Prüfungen nicht als lästiges Übel, sondern als Chance zur Veränderung begreift, gewinnt dabei immer. Denn die Arbeit muss gemacht werden und wenn Sie diese aus einem positiven Blickwinkel angehen, wird das Ergebnis effizienter und greifbarer im Team und bei Ihnen integriert.
Sie können gerne eine Checkliste anfordern, um Ihren Kunden oder sich eine Freude zu bereiten.