Leiten Sie Ihre Apotheke mit Kennzahlen?

2. Mai 2017

Langweilig und trocken wird dieses Thema immer wieder bezeichnet. Allerdings täuscht dies und wenn Sie es richtig angehen, ist darin richtig Musik und die
Sicherheit, dass Sie finanziell nicht negativ überrascht werden.

Laut dem ABDA Datenpanel werden drei Viertel des durchschnittlichen Umsatzes einer Apotheke von 2,11 Millionen Euro pro Jahr für den Wareneinsatz aufgewandt. Dagegen stehen die Kosten, die vom verbleibenden Rohertrag abgezogen werden müssen. Dazu gehören die größten Posten Personal- und sonstige Kosten. Nach Abzug dieser Kosten lag der Gewinn vor Steuern 2015 im Schnitt bei 136.000 Euro. Dort beginnt allerdings ein Problem, denn viele Personen im Heilberufe Sektor verwechseln diesen Gewinn vor Steuer mit ihrem Bruttogehalt und geben es oft vollständig aus. Sie vergessen häufig, dass von diesem Gewinn noch Investitionen in die Apotheke, die komplette Altersvorsorge, Tilgungen und seine Privatentnahmen zu bestreiten sind.

Sicherlich muss sich der Apotheker mit immer wieder neuen Eingriffen durch den Gesetz- und Verordnungsgeber auseinandersetzen. Zusätzlich mit Krankenkassen, also Rabattverträgen, und der intensiveren Betreuung seiner Kunden. Allzu oft wird daher der Blick auf die wirtschaftliche Situation und Entwicklung der Apotheke sowie auf die Entwicklung und Zufriedenheit der Mitarbeiter vergessen.
Dies wird aber unter den gegebenen Voraussetzungen immer überlebenswichtiger für die Apotheke, denn ohne gutes Team und ausreichende Liquidität ist der Entwicklung jeder Apotheke gefährdet. Wie ist also dieser Spagat für den Apotheker in einer zeiteffizienten Möglichkeit zu schaffen?
Der Apotheker benötigt ein Instrumentarium, mit dem er schnell die wesentlichen Faktoren erkennen und analysieren kann. Dies wird durch ein entsprechendes Kennzahlensystem erreicht, welches er sich aus der betriebswirtschaftlichen Analyse des Steuerberaters und seines Controllings-Tools aus der Software erstellen kann.

Sicherlich soll überall die Versorgung gesichert werden und der Apotheker ist dem Gemeinwohl verpflichtet. Allerdings können dies nur rentabel wirtschaftende Apotheken auf Dauer gewährleisten.

Worauf sollte der Apotheker achten und welche Kennzahlen kann er wie nutzen.

Wichtig sind beispielsweise Kennzahlen wie Rentabilität, Personal, Raum- und Zinskosten, Wareneinsatz, Rohgewinn, Umsatz pro Mitarbeiter, Lagerumschlag, Handelsspanne, Anzahl der Packungen, der bedienten Kunden und der eingelösten Rezepte und viele andere. Ebenso hilfreich sind Benchmark-Zahlen. Achten Sie allerdings darauf, dass Sie sich an den Besten im Markt orientieren, denn nur diese können auf Dauer am Markt bestehen bzw. sich gut entwickeln. Denn insgesamt ist die Entwicklung der Rentabilitätswerte in der Branche nicht besonders freundlich.

Neben der Ermittlung dieser Kennzahlen ist es ebenso relevant, daraus Rückschlüsse zu ziehen und Umsetzungen zu planen, welche anhand der Kennzahlen erforderlich sind.
Elementar in dieser ganzen Vorgehensweise ist die zusätzliche Berücksichtigung der weichen Faktoren wie Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit.

Auszuwählen sind dann individuell diejenigen fünf bis zehn Kenngrößen, welche die spezifische Situation im Controlling am besten verdeutlichen.

Hilfreich ist in solchen Fällen eine Übersicht (auch Balanced-Scorecard genannt) für den Apotheker, mit der er seine Geschicke steuern kann.

Fazit:
Es ist nicht schwer, durch eine einfache und übersichtliche Darstellung, dass der Apotheker frühzeitig wichtige Veränderungen erkennen und damit geeignete Maßnahmen dagegen ergreifen kann.
Die Daten sind leicht verfügbar: WaWi-System, BWA des Steuerberaters, andere statistische Quellen zum Wettbewerbsumfeld und weiche Daten.